W dzisiejszym świecie często na wszystko brakuje czasu. Wiele spraw do załatwienia powoduje, że łapiemy się na tym, iż robimy kilka rzeczy naraz. Dotyczy to zarówno życia prywatnego, jak i pracy. Nikogo nie dziwi, że rozmawiając przez telefon, gotujemy obiad czy odpowiadamy na maile.

Multitasking, czyli tak zwana wielozadaniowość była do tej pory zjawiskiem bardzo pożądanym. Obecnie jednak uważa się, że robienie kilku rzeczy na raz znacznie obniża efektywność i poziom skupienia. Jak wykorzystać multitasking w pracy by przyniósł oczekiwane rezultaty? 

Co to jest multitasking – pochodzenie pojęcia

Multitasking to termin, który pochodzi z informatyki. Początkowo dotyczył komputerów, a właściwie systemów operacyjnych. Bardzo szybko jednak zaczęto wykorzystywać go do opisu ludzkich zachowań. Wielozadaniowość dotyczy każdego obszaru życia człowieka. Jednak najczęściej termin wykorzystuje się w kontekście działań pracowników.

Mnogość zadań, jakie każdego dnia czekają do załatwienia, sprawia, że pracownik musi stale podnosić swoją produktywność. Robić kilka rzeczy jednocześnie. Multitasking ma miejsce również wtedy, gdy ktoś w sposób sprawny przechodzi od jednego do kolejnego zadania.

Wielozadaniowość pracowników – zaleta czy utrudnienie?

Wielu z nas podczas aplikacji na konkretne stanowisko przedstawia CV, w którym wielozadaniowość widnieje jako jedna z pierwszych umiejętności. Który pracodawca nie chciałby bowiem w swojej firmie osoby umiejącej skupić uwagę na kilku zadaniach?

Faktycznie, jeszcze do niedawna była to cecha niezwykle ważna. Obecnie jednak wiele badań i sama praktyka wskazują, że multitasking nie sprawdzi się w każdej sytuacji. Jeśli na barkach pracowników spoczywa zbyt duża liczba zadań, znacznie spada ich poziom skupienia. Efektem mogą być źle wykonane czynności.

Multitasking – negatywny wpływ na pracę

Nakładając na pracowników kilka zadań w jednym czasie, należy liczyć się z tym, że cały proces może mieć negatywne skutki. Do najczęstszych z nich należą:

• Niższa efektywność. Gdy zaczynamy wykonywać jakieś zadanie, skupiamy się na nim w 100 procentach. Moment przejścia do innej czynności wymaga od nas koncentracji oraz zaangażowania. Jeśli na pracowników nałożonych jest zbyt dużo zadań, muszą poświęcić czas przypominając sobie szczegóły poprzednich zagadnień. Taki rytm pracy często rozprasza i znacząco pogarsza efektywność pracowników.
• Popełnianie błędów. Wykonując jedno zadanie w spokoju, utrzymujemy wysoki poziom skupienia. Możliwe jest dbanie o każdy szczegół i kilkukrotne sprawdzenie, czy na pewno wszystko zrobiliśmy dobrze. Robiąc kilka rzeczy na raz często popełniamy błędy. Niekiedy są one drobne, ale mimo wszystko wpływają na wyniki lub czas pracy. Jeśli podczas rozmowy telefonicznej z klientem umknie nam szczegół do przekazania, teoretycznie nie stanie się nic wielkiego. Jednak kolejna rozmowa to czas, który można by wykorzystać na inną czynność.
• Jedno zadanie kosztem drugiego. Robiąc kilka czynności na raz, największą uwagę przywiązujemy do tej, która wydaje się najważniejsza. Często cierpią na tym pozostałe rzeczy. Zbyt duże skupienie i czas poświęcony jednej sprawie, powoduje, że pozostałe czynności wykonujemy pobieżnie, nie zauważając być może ważnych szczegółów.
• Stres i zmęczenie. Pośpiech i mnogość spraw do załatwienia w każdej firmie sprawia, że na pracowników często nakłada się zbyt dużo obowiązków. Wiele osób czuje nieustanną presję oraz pośpiech, które przekładają się na życie w ciągłym stresie i zmęczeniu. W takim wypadku potrzebna jest przerwa i zwolnienie tempa, inaczej dojść może nawet do wypalenia zawodowego.
• Pracoholizm. Być może niektórzy zastanawiają się, czy to rzeczywiście wada. Są ludzie, którzy uwielbiają bowiem wielozadaniowość i ciągłe działanie. Czasem jednak wykonywanie co dzień mnóstwo czynności zawodowych odbywa się kosztem życia prywatnego i odpoczynku. W takiej sytuacji zawsze warto znaleźć równowagę.

Jak dobrze wykorzystać multitasking w pracy?

Multitasking może powodować wiele problemów, czy warto więc działać w takim stylu? Są sytuacje, w których taki system jak najbardziej się sprawdzi. Są również ludzie na tyle zorganizowani, że nie wyobrażają sobie swojej pracy w inny sposób. Co więc zrobić, aby wielozadaniowość przyniosła pozytywne rezultaty?

Multitasking – jak poradzić sobie z wielozadaniowością?

• Planowanie i zapisywanie zadań. Multitasking wymaga dobrego rozplanowania zadań i czasu, jaki poświęcimy na ich wykonanie. Stworzenie list to-do, a więc zadań, które musimy zrobić krok po kroku, zdecydowanie ułatwi pracę i pozwoli zapanować nad chaosem.
• Ustalenie priorytetów. Określenie ważnych celów pomaga skupić uwagę na wykonaniu zadań z najkrótszym terminem.
• Zapiski i notatki. Zdarza się, że w trakcie pracy wpadamy na świetny pomysł dotyczący innego zadania. Często jednak po chili o nim zapominamy. Tworzenie notatek sprawi, że nie musimy na siłę zatrzymywać w głowie wszystkich informacji.
• Usunięcie rozpraszaczy. Podczas pracy należy skupić swoją uwagę na zadaniach do wykonania. Warto odłożyć telefon i inne rzeczy, które tylko rozpraszają i zabierają czas.
• Kończenie zadania. Mając do wykonania kilka czynności, warto skupić się na jednej i wykonać ją od początku do końca. Rozpoczynanie kilku zadań naraz to mało efektywny system pracy.
• Analiza skończonych zadań. Jeśli wykonamy powierzone zadanie, warto przyjrzeć czy po drodze nie umknęły nam ważne szczegóły.
• Równowaga. Multitasking nie powinien kierować naszym życiem. Aby nie zatracić się w pracy, należy zachować równowagę pomiędzy obowiązkami a prywatnością.

Jak widać opinia o multitaskingu, znacznie się zmieniła. Większą uwagę przykłada się obecnie do jakości niż ilości wykonywanych zadań. Aby wielozadaniowość miała szansę powodzenia, należy zadbać o system pracy. Tylko wtedy możemy spodziewać się oczekiwanych efektów.